Czym różni się tryb online od trybu offline? Do czego potrzebny jest certyfikat KSeF?

W KSeF faktury można wystawiać w trybie online (w czasie rzeczywistym) lub w trybach offline (wystawienie poza KSeF z późniejszym przesłaniem do systemu).

Różnice w skrócie

Online: faktura trafia do KSeF natychmiast; po pozytywnej walidacji otrzymuje numer KSeF i znacznik czasu, a nabywca widzi ją od razu w skrzynce KSeF.
Offline: używane w szczególnych sytuacjach (offline24, offline przy niedostępności KSeF, tryb awaryjny). Fakturę należy przesłać do KSeF w określonym terminie. Jeżeli dokument jest udostępniany nabywcy poza KSeF (np. PDF/e‑mail, wydruk), musi być oznaczony dwoma kodami QR: OFFLINE oraz CERTYFIKAT.

Po co jest certyfikat KSeF?

Certyfikat KSeF (najczęściej typ 2) służy do potwierdzania tożsamości wystawcy przy udostępnianiu faktury poza systemem w trybach offline. Umożliwia wygenerowanie kodu QR CERTYFIKAT, który pozwala zweryfikować, że dokument pochodzi od uprawnionego podmiotu. Certyfikat jest ważny przez określony czas i można go odnawiać.

Gdy faktura funkcjonuje wyłącznie w KSeF (tryb online), oznaczanie dwoma kodami QR nie jest wymagane. W trybach offline kody są obowiązkowe wyłącznie przy udostępnieniu dokumentu poza KSeF.