Jak przedsiębiorca uzyskuje dostęp do KSeF?

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą uzyskuje dostęp do KSeF automatycznie, jeśli posiada NIP — dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i osób korzystających ze zwolnienia. System przypisuje takiej osobie główny dostęp, więc nie ma potrzeby składania dodatkowych zgłoszeń ani wniosków, aby korzystać z KSeF jako właściciel konta.

Pierwsze logowanie odbywa się za pomocą jednej z dostępnych metod uwierzytelnienia: Profilu Zaufanego, e-Dowodu z czytnikiem, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub certyfikatu KSeF typ 1. Po poprawnym uwierzytelnieniu przedsiębiorca uzyskuje dostęp do swojego profilu w systemie i może wystawiać e-faktury, przeglądać dokumenty oraz zarządzać uprawnieniami.

Jeżeli faktury w firmie wystawia księgowa lub pracownik biura rachunkowego, właściciel może nadać im odpowiednie uprawnienia bezpośrednio w panelu KSeF po zalogowaniu. Alternatywnie można wskazać pierwszą osobę uprawnioną poprzez złożenie w urzędzie skarbowym formularza ZAW-FA — ta osoba będzie mogła następnie rozszerzać dostęp dla kolejnych użytkowników. Do integracji z programem fakturującym można wygenerować token API lub skorzystać z certyfikatu KSeF zgodnie z instrukcjami dostawcy oprogramowania.

W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie ma dostępu do internetu lub nie obsługuje komputera, praktycznym rozwiązaniem jest udzielenie stałego upoważnienia biuru rachunkowemu do wystawiania faktur w jego imieniu. W przypadku awarii systemu można skorzystać z trybu offline i przesłać fakturę do KSeF najpóźniej kolejnego dnia roboczego. Jeżeli dokument jest udostępniany poza systemem, obowiązują zasady dotyczące kodów QR wymaganych przez KSeF.