Co to jest kod QR i do czego służy?

Kod QR to graficzny znacznik umieszczany na wizualizacji faktury (w pliku PDF lub na wydruku), który umożliwia szybkie sprawdzenie dokumentu bez ręcznego przepisywania danych. Po zeskanowaniu kodu telefonem lub skanerem użytkownik trafia na stronę weryfikacyjną, gdzie może potwierdzić, czy dana faktura znajduje się w KSeF, a następnie — po podaniu wymaganych danych, takich jak NIP, PESEL, kwota lub data — pobrać jej podgląd.

Kod QR nie zastępuje e-faktury zapisanej w KSeF, ale ułatwia dostęp do dokumentu i potwierdzenie jego autentyczności, zwłaszcza wtedy, gdy faktura jest przekazywana poza systemem, np. e-mailem lub w wersji papierowej.

Faktury wystawione online oraz faktury offline, które zostały już przesłane do KSeF

Na ich wizualizacji znajduje się jeden kod QR zawierający między innymi numer KSeF. Umożliwia on szybkie potwierdzenie, że dokument został przyjęty do systemu, oraz pobranie jego podglądu. Dla nabywcy to najprostszy sposób, aby upewnić się, że otrzymany PDF lub wydruk odpowiada faktycznej e-fakturze zapisanej w KSeF.

Faktury wystawione w trybie offline, które nie zostały jeszcze przesłane do KSeF

W przypadku faktur wystawionych w trybie offline, które nie trafiły jeszcze do systemu (np. w trybie offline24), wizualizacja musi zawierać dwa kody QR:

pierwszy kod, oznaczony jako OFFLINE, umożliwia dostęp do danych faktury i ich weryfikację do czasu przesłania dokumentu do KSeF.
drugi kod, oznaczony jako CERTYFIKAT, służy do potwierdzenia tożsamości wystawcy — jego wygenerowanie wymaga posiadania certyfikatu KSeF typ 2.

Dzięki temu odbiorca może potwierdzić autentyczność faktury jeszcze przed nadaniem jej numeru KSeF i upewnić się, że dokument pochodzi od właściwego wystawcy.