Co to jest tryb offline24?

Tryb offline24 to rozwiązanie przewidziane w KSeF na wypadek problemów technicznych po stronie podatnika, takich jak słaby zasięg czy brak internetu, kiedy nie ma możliwości przesłania faktury do systemu w czasie rzeczywistym. Umożliwia wystawienie e-faktury poza KSeF w strukturze zgodnej ze wzorem FA(3), a następnie przesłanie jej do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. Celem tego rozwiązania jest zapewnienie ciągłości rozliczeń bez konieczności oczekiwania na stabilne połączenie.

Faktura wystawiona w trybie offline24, jeśli jest udostępniana nabywcy poza KSeF, na przykład pocztą elektroniczną jako PDF lub w formie wydruku, musi być oznaczona dwoma kodami QR. Pierwszy kod z oznaczeniem „OFFLINE" zapewnia dostęp do faktury w KSeF i pozwala zweryfikować dane. Drugi kod z oznaczeniem „CERTYFIKAT" potwierdza tożsamość wystawcy — do jego wygenerowania wymagany jest certyfikat KSeF typ 2, pobierany wcześniej i ważny przez określony czas z możliwością odnowienia. Jeżeli faktura funkcjonuje wyłącznie w KSeF, kody QR nie są wymagane — obowiązek stosowania dwóch kodów dotyczy wyłącznie udostępnienia dokumentu poza systemem.

W praktyce proces wygląda następująco: faktura jest wystawiana lokalnie w programie lub systemie ERP obsługującym tryb offline24, system nakłada dwa kody QR, dokument jest przekazywany kontrahentowi na przykład w formacie PDF, a po przywróceniu łączności program kolejkuje i wysyła fakturę do KSeF. System powinien to zrobić niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego. Po przyjęciu faktury w KSeF wystawca otrzymuje numer KSeF, który może przekazać nabywcy.

Warto odróżnić tryb offline24 od trybu offline przy niedostępności systemu KSeF oraz od trybu awaryjnego ogłaszanego przez Ministerstwo Finansów. Gdy problem leży po stronie podatnika, na przykład brak internetu, stosuje się tryb offline24 z terminem przesłania do następnego dnia roboczego. Gdy to KSeF jest niedostępny, mamy do czynienia z trybem offline przy niedostępności systemu i wówczas fakturę należy przesłać do końca następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności. W przypadku trybu awaryjnego, czyli oficjalnie ogłoszonej awarii, terminy i zasady przesłania są szersze, jednak nadal obowiązuje oznaczanie dwoma kodami QR przy udostępnieniu faktury poza systemem.