Co to jest e-Faktura?

E-Faktura to nie plik do wysłania pocztą elektroniczną, lecz ustrukturyzowany dokument elektroniczny w jednolitym formacie XML, zgodnym ze schematem Ministerstwa Finansów. Dokument ten istnieje w KSeF jako wpis z nadanym numerem, czyli identyfikatorem KSeF, oraz dokładnym czasem przyjęcia. Dopiero moment nadania numeru w KSeF nadaje fakturze pełny, urzędowo potwierdzony status. Odbiorca będący podatnikiem z NIP znajduje fakturę po swojej stronie w KSeF i może pobrać ją do programu księgowego. Nie ma potrzeby przesyłania jej osobno pocztą elektroniczną ani drukowania, a oryginał jest bezpiecznie przechowywany w systemie państwowym przez dziesięć lat.

W praktyce e-Faktura składa się z danych zapisanych w polach, takich jak sprzedawca, nabywca, pozycje towarowe i usługowe, stawki VAT, terminy, płatności oraz adnotacje. Dzięki temu programy księgowe mogą odczytywać ją automatycznie, bez konieczności ręcznego przepisywania. Zanim dokument otrzyma numer KSeF, przechodzi weryfikację techniczną i logiczną pod kątem zgodności ze schematem, co znacząco ogranicza typowe błędy, takie jak nieprawidłowe numery NIP, błędne sumy, niewłaściwe stawki czy brak wymaganych pól.

Po przyjęciu dokumentu nadawany jest unikalny identyfikator KSeF oraz zapisywana jest urzędowa data i godzina. To właśnie ona rozstrzyga kwestie doręczenia i stanowi punkt odniesienia dla rozliczeń podatkowych. Do dokumentu można pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru, czyli UPO, potwierdzające, że faktura została przyjęta do systemu.