W jaki sposób jest nadawane pierwotne uprawnienie w KSeF w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną?

Główny dostęp do KSeF musi zostać powiązany zarówno ze spółką, jak i z konkretną osobą fizyczną, która po raz pierwszy zaloguje się w systemie lub nada kolejne uprawnienia. Taki dostęp można uzyskać na dwa sposoby.

Ścieżka pierwsza: spółka posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP

To najprostsza metoda. Przy pierwszym uwierzytelnieniu pieczęcią system KSeF automatycznie rozpoznaje NIP i przypisuje spółce główny dostęp. Od tego momentu osoba korzystająca z pieczęci może nadawać uprawnienia kolejnym użytkownikom (zarządowi, pracownikom, prokurentom, biuru rachunkowemu), generować tokeny i klucze integracyjne do programów księgowych (API) oraz zarządzać wszystkimi dostępami, w tym je cofać.

Ważne: pieczęć musi być wystawiona na spółkę i zawierać jej NIP. Zwykły kwalifikowany podpis osoby fizycznej bez NIP spółki nie nadaje głównego dostępu.

Ścieżka druga: spółka nie posiada kwalifikowanej pieczęci z NIP

W takim przypadku główny dostęp ustanawia się poprzez złożenie w urzędzie skarbowym formularza ZAW-FA. W formularzu spółka wskazuje osobę fizyczną (np. członka zarządu lub pełnomocnika), której przyznaje pierwszy dostęp do KSeF.

Po wprowadzeniu zgłoszenia przez urząd ta osoba loguje się do systemu za pomocą Profilu Zaufanego, e-Dowodu, kwalifikowanego podpisu lub certyfikatu KSeF typ 1. Od tego momentu może już samodzielnie nadawać kolejne uprawnienia oraz generować tokeny do integracji z oprogramowaniem.