Czy będzie możliwość edytowania wystawionej faktury w razie błędu?

Nie. Po przyjęciu dokumentu do KSeF faktura staje się prawnie obowiązującym dokumentem w niezmienialnej postaci. Nie można jej poprawić, edytować ani zastąpić nową wersją. Jeśli po wysłaniu zostanie zauważony błąd merytoryczny lub rachunkowy, właściwym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej.

Faktura korygująca w KSeF jest odrębnym dokumentem. Wskazuje fakturę pierwotną (jej numer i datę), zawiera przyczynę korekty oraz przedstawia wartości przed zmianą i po niej. Dzięki temu końcowe kwoty netto, VAT i brutto odzwierciedlają prawidłowy stan faktyczny.

Warto rozróżnić fakturę odrzuconą przez system od faktury już przyjętej.

Jeżeli KSeF odrzuci dokument z powodu błędu technicznego, niezgodności ze schematem lub braku uprawnień, faktura nie otrzymuje numeru KSeF, a więc formalnie nie istnieje w obrocie. W takiej sytuacji wystarczy poprawić plik i wysłać go ponownie — nie jest to korekta, lecz prawidłowe wystawienie dokumentu.

Dopiero faktura przyjęta przez system i oznaczona numerem KSeF staje się dokumentem zamkniętym, a wszelkie zmiany wymagają wystawienia faktury korygującej.

Niektóre drobne błędy formalne, takie jak literówki w nazwie nabywcy czy pomyłki w adresie, mogą być poprawione notą korygującą, którą wystawia nabywca. Nota nie może jednak ingerować w elementy wpływające na rozliczenia podatkowe — takie jak stawki VAT, podstawy opodatkowania czy wartości. W takich sytuacjach konieczna jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę.