Jak wystawić fakturę dla klienta spoza UE?

Fakturę dla klienta spoza UE wystawia się w KSeF w standardowy sposób — w trybie online lub, w przypadku braku połączenia, w trybie offline24 z późniejszym przesłaniem do systemu. Po przyjęciu dokumentu przez system faktura otrzymuje numer KSeF, a kopię lub podgląd przekazuje się nabywcy poza systemem w uzgodniony sposób, najczęściej w formacie PDF. Dla wygody odbiorcy można również przesłać sam numer KSeF lub podgląd z kodem QR, który umożliwia weryfikację faktury i danych wystawcy.

Proces wygląda następująco: wystawienie e-faktury w KSeF, odebranie potwierdzenia przyjęcia z numerem KSeF, przekazanie nabywcy pliku PDF lub podglądu z kodem QR, realizacja wysyłki lub wykonanie usługi, skompletowanie dowodów wywozu lub innych wymaganych dokumentów, a następnie rozliczenie transakcji w ewidencji VAT i JPK zgodnie z jej charakterem — jako eksport towarów ze stawką 0% po spełnieniu warunków albo jako usługa poza zakresem VAT w Polsce lub opodatkowana na szczególnych zasadach.

W przypadku braku dostępu do internetu w momencie wystawiania można skorzystać z trybu offline24. Dokument powstaje wówczas poza KSeF, ale w jego strukturze, i przy udostępnieniu nabywcy jest oznaczony dwoma kodami QR — do wygenerowania drugiego kodu wymagany jest certyfikat KSeF. Taką fakturę należy przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego, a po przyjęciu przez system zostanie nadany numer KSeF, który można przekazać klientowi.