Czy faktury dla konsumentów (B2C) trzeba wystawiać w KSeF?

Nie, faktury wystawiane konsumentom, czyli osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, nie podlegają obowiązkowi KSeF. Zarówno przed 1 lutego 2026 roku, jak i po tej dacie pozostają one dobrowolne. Oznacza to, że w przypadku sprzedaży osobie prywatnej fakturę można nadal przekazać w dotychczasowej formie, na przykład papierowo lub jako PDF, bez wprowadzania jej do KSeF. Przepisy potwierdzają dobrowolność stosowania KSeF w relacjach B2C — system z założenia służy obowiązkowemu e-fakturowaniu sprzedaży B2B na gruncie polskich przepisów VAT.

Jeżeli jednak sprzedawca zdecyduje się dobrowolnie wystawić konsumentowi e-fakturę w KSeF, musi zapewnić mu dostęp do dokumentu poza systemem, ponieważ konsument nie posiada konta w KSeF. W praktyce realizuje się to poprzez udostępnienie podglądu, linku lub kodu QR. W kontekście trybów offline przewidziano również specjalne oznaczenia w postaci dwóch kodów QR przy udostępnianiu faktury poza KSeF, co ułatwia weryfikację dokumentu i tożsamości wystawcy.

Warto odróżnić konsumenta od podmiotów niebędących przedsiębiorcami, ale posiadających osobowość prawną, takich jak fundacje czy stowarzyszenia. W przypadku takich nabywców co do zasady stosuje się KSeF, ponieważ faktura jest wystawiana podmiotowi zidentyfikowanemu jako podatnik na gruncie ustawy o VAT, a nie konsumentowi w rozumieniu prawa konsumenckiego. Innymi słowy: w relacjach B2C z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności KSeF pozostaje dobrowolny, natomiast w przypadku podmiotu prawnego faktura powinna być wystawiona w KSeF.